Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die RR42 UG (haftungsbeschränkt), Marienstraße 4, 31832 Springe, Deutschland. Kontakt: info@rr42.de oder über das Kontaktformular auf dieser Website. Wir haben eine externe Datenschutzbeauftragte oder einen externen Datenschutzbeauftragten benannt; in Datenschutzangelegenheiten erreichen Sie sie oder ihn unter datenschutz@rr42.de.

2. Erhobene Daten

Diese Website setzt keine Cookies und legt keine dauerhaften Kennungen in Ihrem Browser ab. Beim bloßen Aufruf einer Seite wird allein die cookielose Reichweitenmessung geladen; dabei wird Ihre IP-Adresse an den Analysedienst übertragen (siehe „Webanalyse"). Alle übrigen Dienste laden erst, wenn Sie eine Funktion selbst starten. Personenbezogene Daten verarbeiten wir dort, wo Sie sie uns geben oder eine Funktion aktiv starten: im Kontaktformular und im Live-Chat, beim Demo-Anruf im Browser, im Kundenbereich sowie bei der Abrechnung. Technisch unvermeidbar sind daneben die Zugriffsdaten, die beim Abruf der Website anfallen (siehe „Hosting"). Für die Anrufe, die Pharmaphone für unsere Kunden entgegennimmt, gilt der Abschnitt „Telefonanrufe für unsere Kunden".

3. Hosting

Diese Website sowie unsere Anwendungs- und Datenbankserver werden bei Railway (Railway Corp., USA) in einer Rechenzentrumsregion innerhalb der EU betrieben. Beim Abruf der Website protokolliert der Hosting-Anbieter technische Zugriffsdaten (IP-Adresse, Zeitstempel, angefragte Ressource). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Railway ist jedoch ein US-Unternehmen; ein Zugriff aus den USA – etwa im Rahmen von Betrieb, Wartung und Support – ist daher nicht ausgeschlossen. Diese Übermittlung stützen wir auf Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

4. Telefonanrufe für unsere Kunden

Wenn Pharmaphone für ein Unternehmen ans Telefon geht, verarbeiten wir die Daten der Anrufenden im Auftrag dieses Unternehmens: Verantwortlicher ist dann unser Kunde, wir sind Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Anfragen auf Auskunft oder Löschung richten Anrufende deshalb an das angerufene Unternehmen – wir unterstützen es dabei und löschen auf seine Weisung. Verarbeitet werden die Rufnummer der anrufenden und der angerufenen Person, Zeitpunkt und Dauer des Gesprächs, der Audiostrom des Gesprächs, das daraus erzeugte Text-Transkript sowie die Angaben, die im Gespräch genannt werden (z. B. Name, Rückrufnummer, Anliegen). Zu Beginn des Gesprächs weist sich der Assistent als KI-Assistent aus (Art. 50 Abs. 1 EU AI Act). Wir verwenden Gesprächsinhalte nicht, um eigene KI-Modelle zu trainieren.

5. Dienstleister in der Sprachverarbeitung

Ein Telefongespräch durchläuft mehrere spezialisierte Dienste. Wir setzen sie als Unterauftragsverarbeiter ein und haben mit ihnen jeweils einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Ein Teil dieser Verarbeitung findet außerhalb der EU statt – wir weisen das nachfolgend je Dienstleister aus, statt pauschal eine ausschließlich europäische Verarbeitung zuzusichern. Übermittlungen in Drittländer stützen wir auf Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO; soweit ein Anbieter zusätzlich nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, kommt dieser Angemessenheitsbeschluss hinzu. Die jeweils geltende vollständige Liste mit Firma, Sitz und Verarbeitungsort ist Anlage 3 des Auftragsverarbeitungsvertrags; sie wird jedem Kunden mit dem Vertrag und bei jeder Änderung übermittelt.

• easybell (easybell GmbH, Berlin) und fonial (fonial GmbH, Köln) – Telefonie: Verbindungsaufbau, Rufnummern sowie Verbindungs- und Metadaten. Verarbeitung in Deutschland.
• DigitalOcean (DigitalOcean, LLC, USA) – Betrieb der Server, über die der Audiostrom des Gesprächs läuft, sowie Speicher für die verschlüsselten Sicherungen. Verarbeitung in der EU (Amsterdam und Frankfurt am Main).
• Deepgram (Deepgram Inc., USA) – Spracherkennung: wandelt den Audiostrom der anrufenden Person in Text um. Wir rufen ausschließlich den EU-Endpunkt des Anbieters (Frankfurt am Main) auf.
• Corti (Corti ApS, Kopenhagen, Dänemark) – medizinisch trainierte Spracherkennung, eingesetzt zur Nachprüfung erkannter Arzneimittelnamen und als Ausweichweg der Spracherkennung. Nur in den medizinischen Branchenversionen (Apotheke, Arztpraxis). Verarbeitung in der EU.
• OpenRouter (OpenRouter, Inc., USA) – Vermittlung der Sprachmodelle: verarbeitet das Transkript des Gesprächs und die hinterlegten Informationen des angerufenen Unternehmens, um die Antwort zu formulieren. Wir rufen ausschließlich den EU-Zugang des Anbieters mit Routing innerhalb der EU auf; steht für eine Anfrage kein Endpunkt in der EU zur Verfügung, fällt sie aus, statt die EU zu verlassen.
• Sprachmodelle über diese Vermittlung, ausschließlich auf Plattformen innerhalb der EU: Microsoft (Azure, EU Data Zone), Google (Vertex EU), Amazon Web Services (Bedrock, Irland) und Mistral AI (Frankreich); Urheberinnen der dort bereitgestellten Modelle sind Anthropic Ireland, Limited und OpenAI Ireland Ltd. Einen unmittelbaren Zugriff auf die weltweiten Schnittstellen dieser Anbieter gibt es nicht.
• Sprachsynthese – erzeugt die Stimme des Assistenten. Verarbeitet wird der Text, den der Assistent spricht, nicht die Sprache der anrufenden Person; weil der Assistent aufgenommene Namen zur Bestätigung zurückspricht, sind darin personenbezogene Daten enthalten. Eingesetzt werden ein Anbieter mit Sitz in den USA und, auf dem Rückfallweg, ein Anbieter mit Sitz in Irland; beide Wege verarbeiten außerhalb der EU.
• Google (Google Ireland Limited, Irland) und Resend (Plus Five Five, Inc., USA) – Versand der Gesprächszusammenfassungen per E-Mail an das angerufene Unternehmen. Der Versand läuft über Infrastruktur in den USA.
• Railway (Railway Corp., USA) – Betrieb der Anwendung und der Datenbank, in der das Anrufprotokoll gespeichert wird. Verarbeitung in einer EU-Region (siehe „Hosting").

6. Demo-Anruf im Browser

Auf unserer Startseite können Sie den Assistenten direkt im Browser ausprobieren. Der Demo-Anruf beginnt erst, wenn Sie ihn selbst starten und Ihrem Browser den Zugriff auf das Mikrofon erlauben – vorher wird kein Ton übertragen. Ab diesem Zeitpunkt wird Ihre Sprache an unsere Sprach-Infrastruktur übertragen und dort von denselben Dienstleistern verarbeitet, die im Abschnitt „Dienstleister in der Sprachverarbeitung" genannt sind (Spracherkennung, Sprachmodell, Sprachsynthese); die Telefonie-Dienstleister sind nicht beteiligt, weil kein Telefonnetz genutzt wird. Verarbeitet werden die Audiodaten Ihrer Spracheingaben, das daraus erzeugte Text-Transkript und technische Verbindungsdaten. Für den Demo-Anruf sind wir selbst Verantwortlicher; Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie mit dem Starten des Anrufs und der Mikrofonfreigabe erteilen. Sie können den Anruf jederzeit über „Auflegen" beenden und die Mikrofonfreigabe in Ihrem Browser widerrufen; der Anruf endet zudem automatisch nach zwei Minuten. Eine Tonaufnahme des Gesprächs wird nicht gespeichert – die Audiodaten werden nur für die Dauer des Gesprächs im Arbeitsspeicher verarbeitet. Das Text-Transkript wird dagegen wie bei einem regulären Anruf in unserem Anrufprotokoll gespeichert (siehe „Speicherdauer"). Bitte nennen Sie im Demo-Gespräch daher keine sensiblen Daten.

7. Speicherdauer

Zu jedem Anruf speichern wir ein Anrufprotokoll: Zeitpunkt, Dauer, Rufnummern, das Text-Transkript und die aufgenommenen Anliegen. Wir löschen diese Daten automatisch nach festen Höchstfristen, gerechnet ab Ende des Gesprächs: Transkript und Gesprächszusammenfassung nach 30 Kalendertagen, Anruferprofil und die daraus erzeugten Vorschläge nach 30 Kalendertagen, die strukturierte Anfrage einschließlich Rückrufnummer nach 90 Kalendertagen, Gesprächsmetadaten ohne Inhaltsbezug nach 12 Monaten. Das angerufene Unternehmen kann für Transkript, Gesprächszusammenfassung und Anruferprofil kürzere Fristen mit uns vereinbaren und jederzeit die vorzeitige Löschung verlangen. Das technische Detailprotokoll eines Anrufs, das die einzelnen Verarbeitungsschritte zur Fehleranalyse festhält, wird 24 Stunden nach Gesprächsbeginn geleert, spätestens im darauf folgenden nächtlichen Lauf. Abfragen der Recherchefunktion im Kundenbereich löschen wir mit ihrem Ergebnis nach 180 Kalendertagen. Endet der Vertrag mit dem angerufenen Unternehmen, löschen wir dessen Produktivdaten spätestens nach 30 Kalendertagen; Sicherungskopien werden längstens 180 Kalendertage nach der Löschung überschrieben. Tonaufnahmen der Gespräche werden in unseren Systemen nicht gespeichert; die Audiodaten werden nur während des Gesprächs verarbeitet. Kontaktanfragen und Chat-Verläufe bewahren wir so lange auf, wie es zur Bearbeitung Ihres Anliegens und zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

8. Webanalyse (PostHog)

Zur Reichweitenmessung nutzen wir den Analysedienst PostHog (PostHog Inc.) in der EU-Cloud-Region: Alle Analysedaten werden ausschließlich auf Servern in Frankfurt am Main (AWS eu-central-1) verarbeitet. Die Einbindung auf dieser Website erfolgt ohne Cookies und ohne dauerhafte Kennungen im Browser; erfasst werden ausschließlich anonymisierte Nutzungsdaten wie aufgerufene Seiten, Referrer-/UTM-Quelle, Gerätetyp und ungefähre Herkunft (auf Basis einer gekürzt verarbeiteten IP-Adresse). Ein Personenbezug wird nicht hergestellt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der statistischen Auswertung der Websitenutzung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit PostHog besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

9. Live-Chat & Kontaktformular (Chatwoot)

Für den Live-Chat und die Bearbeitung von Kontaktanfragen nutzen wir die Open-Source-Software Chatwoot, die wir selbst auf eigenen Servern in der EU betreiben — es werden keine Daten an Dritte übermittelt. Der Chat wird erst geladen, wenn Sie ihn aktiv per Klick starten; erst dann werden die für die Chat-Funktion technisch notwendigen Speichereinträge im Browser gesetzt (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Verarbeitet werden die von Ihnen im Chat oder Kontaktformular eingegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Das Kontaktformular schützen wir gegen automatisierte Einsendungen mit einem versteckten Feld und einer serverseitigen Begrenzung der Sendehäufigkeit — einen Captcha-Dienst setzen wir nicht ein, eine Übermittlung an Dritte findet dabei nicht statt. Zur Erstbeantwortung von Chat-Nachrichten setzen wir ein KI-System ein; auf Wunsch übernimmt jederzeit ein Mitarbeiter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung bzw. Erfüllung eines Vertrags) sowie unser berechtigtes Interesse an effizienter Kundenkommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

10. Cookies im Kundenbereich

Im Kundenbereich (Dashboard) verwenden wir ausschließlich technisch notwendige Cookies: Sitzungs-Cookies unseres Authentifizierungsdienstes Clerk (Clerk Inc., USA — Verarbeitung auf Grundlage von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) sowie ein funktionales Cookie („signup_source"), das bei der Registrierung die gewählte Branche speichert, um die Einrichtung vorzubelegen. Diese Cookies sind für den Betrieb erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG) und erfordern keine Einwilligung.

11. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für die Abwicklung von Abonnements und Zahlungen nutzen wir Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Dabei werden Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Zahlungsdaten (z. B. SEPA-Mandat oder Kartendaten) direkt durch Stripe verarbeitet – Zahlungsdaten erreichen unsere Server zu keinem Zeitpunkt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und Abrechnung). Mit Stripe besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung an die Stripe Inc. (USA) kann auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework sowie von Standardvertragsklauseln erfolgen. Weitere Informationen: https://stripe.com/de/privacy.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an die oben genannte E-Mail-Adresse. Betrifft Ihre Anfrage einen Anruf bei einem Unternehmen, das unseren Assistenten einsetzt, ist dieses Unternehmen Ihr Ansprechpartner; wir leiten Ihre Anfrage auf Wunsch weiter.

13. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen.

14. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist auf dieser Seite abrufbar.